La scelta tra documenti digitali e documenti non digitali dipende dalle esigenze specifiche
di un’azienda e dai requisiti operativi. Entrambi i formati offrono vantaggi e svantaggi, è
importante conoscerli per poter operare le scelte più giuste per le tue specifiche esigenze.
Documenti Digitali.
I pro:
- Accessibilità: I documenti digitali possono essere facilmente accessibili da qualsiasi
posizione tramite dispositivi connessi a Internet. - Ricerca e indicizzazione: I documenti digitali possono essere facilmente cercati e
indicizzati, rendendo più rapida la localizzazione di informazioni specifiche. - Condivisione e collaborazione: La condivisione di documenti digitali è semplice e
può essere collaborativa in tempo reale, facilitando il lavoro di gruppo. - Risparmio di spazio: non c’è la necessità di spazi fisici per l’archiviazione dei
documenti. - Automatizzazione dei processi: I documenti digitali possono essere integrati con
sistemi automatizzati, migliorando l’efficienza operativa.
I contro: - Sicurezza: I documenti digitali possono essere vulnerabili agli attacchi informatici e
richiedono misure di sicurezza robuste. - Dipendenza dalla tecnologia: L’accesso ai documenti digitali richiede dispositivi e
connessione a Internet, e problemi tecnici possono interrompere l’accesso. - Costi iniziali: L’implementazione di soluzioni digitali può comportare costi iniziali
significativi, come l’acquisto di software e hardware. - Obsolescenza tecnologica: La tecnologia cambia rapidamente, e i formati digitali
possono diventare obsoleti nel tempo, richiedendo conversioni o aggiornamenti.
Documenti Non Digitali:
Pro: - Affidabilità: I documenti cartacei non dipendono da dispositivi tecnologici e non
sono soggetti a problemi di sicurezza informatica. - Accesso immediato: Non richiedono energia o connessione a Internet per essere
consultati. - Intuitività: Alcune persone preferiscono la sensazione tattile dei documenti cartacei
e trovano più facile la lettura su carta. - Facilità di conservazione a lungo termine: I documenti cartacei possono durare a
lungo se conservati adeguatamente.
Contro: - Spazio fisico: L’archiviazione di documenti cartacei richiede spazio fisico, che può
diventare un problema in aziende con grandi volumi di documenti. - Difficoltà di condivisione e collaborazione: La condivisione di documenti cartacei
può essere più lenta e meno efficiente rispetto ai documenti digitali. - Rischi ambientali: I documenti cartacei possono essere danneggiati da incendi,
allagamenti o altri eventi ambientali. - Costi operativi a lungo termine: La gestione e l’archiviazione dei documenti
cartacei possono comportare costi operativi a lungo termine con particolare
aggravio in termini di efficiente conservazione e trasporto.
In tutti quei casi per i quali non è ancora possibile una completa transizione digitale, può
essere utile adottare una soluzione ibrida che integri documenti digitali e cartacei, questa
risulta vantaggiosa poiché consente di sfruttare le peculiarità di entrambi i formati in modo
ottimale. La digitalizzazione dei documenti, ad esempio, rende più efficiente la gestione e
l’accessibilità delle informazioni, permettendo un rapido recupero dei dati, la condivisione
immediata e una migliore sicurezza attraverso backup e sistemi di protezione digitale.
Parallelamente, conservare copie cartacee può rivelarsi fondamentale per esigenze legali,
laddove normative specifiche richiedano un archivio fisico, o per necessità aziendali che
richiedano una consultazione tradizionale. In contesti in cui la conservazione a lungo
termine è cruciale, i documenti cartacei possono fornire una maggiore affidabilità rispetto
ai supporti digitali, soggetti a potenziali obsolescenze tecnologiche o perdite accidentali di
dati, sebbene le più comuni soluzioni in cloud permettano di superare agevolmente questo
genere di rischi.
Questa combinazione permette di bilanciare efficienza e conformità, offrendo all’azienda la
possibilità di accedere agilmente alle informazioni, assicurando al contempo che i requisiti
legali e operativi siano rispettati. Una gestione ibrida dei documenti, dunque, unisce i
benefici della digitalizzazione con la solidità del supporto fisico, configurandosi come un
sistema versatile e completo per l’azienda soggetta a normative stringenti e non
aggiornate in termini di conservazione delle informazioni
